Voor sommige werknemers is een telefoon van de zaak onmisbaar. Gelukkig houdt de Belastingdienst hier rekening mee. Dankzij de werkkostenregeling zijn de fiscale regels voor het verstrekken en gebruiken van een zakelijke telefoon een stuk eenvoudiger geworden. We leggen je graag uit wat deze regels precies inhouden.
Vroeger moesten werkgevers rekening houden met verschillende regels voor zakelijke en privévergoedingen. Sinds de invoering van de werkkostenregeling (WKR) zijn de fiscale regels voor een telefoon van de zaak veel duidelijker. Deze regeling is sinds 2015 van kracht en stelt werkgevers in staat om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te doen. Dit met als doel de belastingregels rondom arbeidsvoorwaarden te vereenvoudigen. Een belangrijk onderdeel van de WKR is de fiscale vrije ruimte. Dit is een percentage van de totale fiscale loonsom (het brutoloon van alle werknemers) dat je als werkgever mag gebruiken om onbelaste vergoedingen of verstrekkingen te doen. Voor 2024 geldt dat je 1,92% van de loonsom tot €400.000 onbelast mag verstrekken en 1,18% van de loonsom boven €400.000 onbelast mag verstrekken. Ga je over deze vrije ruimte heen, dan moet je over het overschot 80% eindheffing betalen. Neem gerust contact op als je vragen hebt.
Met de komst van de WKR maakt de Belastingdienst geen onderscheid meer tussen zakelijk en privégebruik van een zakelijke telefoon. In plaats daarvan geldt het noodzakelijkheidscriterium. Dit houdt in dat jij als werkgever bepaalt of een werknemer de telefoon nodig heeft om zijn of haar werk goed te doen. Is de telefoon volgens jou noodzakelijk? Dan kan je deze zonder fiscale consequenties verstrekken. Wanneer een telefoon verstrekt wordt onder het noodzakelijkheidscriterium hoef je als werkgever geen belasting te betalen over de waarde van de telefoon. Of je medewerker privé voordeel heeft van zijn telefoon, maakt fiscaal niet meer uit. Je hoeft dat voordeel niet meer als loon te beschouwen en er dus ook geen sociale lasten over af te dragen. Is de aanschaf van een zakelijke telefoon dan altijd aftrekbaar? Zolang de telefoon noodzakelijk is om het werk te kunnen doen, zeker.
Een belangrijke voorwaarde bij het noodzakelijkheidscriterium is dat jij als werkgever de volledige kosten betaalt. Je mag deze niet doorberekenen aan de medewerker. Wel mag je een eigen bijdrage vragen als een medewerker kiest voor een duurder merk of model dan noodzakelijk is. De telefoon blijft eigendom van het bedrijf. Het noodzakelijkheidscriterium geldt overigens niet alleen voor telefoons, maar ook voor andere apparatuur. Denk aan desktops, laptops en tablets. Je kunt een medewerker dus meerdere apparaten verstrekken, zonder dat dit fiscale gevolgen heeft.
Voor veel werknemers is een telefoon van de zaak een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Het budgetbeheer en een rechtvaardige verdeling hiervan onder medewerkers is echter vaak complex. Via het platform van NGU kun je als werkgever eenvoudig een selectiebudget toekennen aan je werknemers dat zij desgewenst zelf kunnen aanvullen via iDeal. Vervolgens zoeken zij via jouw online bedrijfswinkel een smartphonemodel uit dat zij prettig vinden in gebruik (bijvoorbeeld Samsung of Apple), inclusief accessoires zoals screenprotectors en hoesjes. Het bestelproces verloopt soepel en de telefoon wordt op het werk, thuis of op een ander gewenst adres bezorgd. Wil je meer weten? Neem gerust contact met ons op!
Ma-vr:08:00 - 18:00
Za:10:00 - 17:00
Zo:Gesloten
NGU Business B.V.
Industrieterrein De Hurk
De Witbogt 9
5652 AG Eindhoven
+31 (0)85 401 9823
+31 (0)6 2281 7373 (WhatsApp)
info@ngubusiness.com
Ma-vr:08:00 - 18:00
Za:10:00 - 17:00
Zo:Gesloten
NGU Business B.V.
Industrieterrein De Hurk
De Witbogt 9
5652 AG Eindhoven
+31 (0)85 401 9823
+31 (0)6 2281 7373 (WhatsApp)
info@ngubusiness.com
