Telefoon van de zaak: hoe zit dat?

Noodzakelijkheidscriterium bij telefoon van de zaak

De Belastingdienst maakt geen onderscheid meer tussen zakelijk en privégebruik van een zakelijke telefoon. Het noodzakelijkheidscriterium is in het leven geroepen. Dit houdt in dat jij als werkgever bepaalt of een werknemer de telefoon nodig heeft om zijn of haar werk goed te doen. Is de telefoon volgens jou noodzakelijk? Dan kan je deze zonder fiscale consequenties verstrekken. Wanneer een telefoon verstrekt wordt onder het noodzakelijkheidscriterium hoef je als werkgever geen belasting te betalen over de waarde van de telefoon. Of je medewerker privé voordeel heeft van zijn telefoon, maakt fiscaal niet meer uit. Je hoeft dat voordeel niet meer als loon te beschouwen en er dus ook geen sociale lasten over af te dragen. Is de aanschaf van een zakelijke telefoon dan altijd aftrekbaar? Zolang de telefoon noodzakelijk is om het werk te kunnen doen, zeker.

Kosten doorberekenen van een zakelijke telefoon

Een belangrijke voorwaarde bij het noodzakelijkheidscriterium is dat jij als werkgever de volledige kosten betaalt. Je mag deze niet doorberekenen aan de medewerker. Wel mag je een eigen bijdrage vragen als een medewerker kiest voor een duurder merk of model dan noodzakelijk is. De telefoon blijft eigendom van het bedrijf. Het noodzakelijkheidscriterium geldt overigens niet alleen voor telefoons, maar ook voor andere apparatuur. Denk aan desktops, laptops en tablets. Je kunt een medewerker dus meerdere apparaten verstrekken, zonder dat dit fiscale gevolgen heeft.

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

Vroeger moesten werkgevers rekening houden met verschillende regels voor zakelijke en privévergoedingen. Sinds de invoering van de werkkostenregeling (WKR) zijn de fiscale regels voor een telefoon van de zaak veel duidelijker. Deze regeling is sinds 2015 van kracht en stelt werkgevers in staat om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te doen. Dit met als doel de belastingregels rondom arbeidsvoorwaarden te vereenvoudigen. Een belangrijk onderdeel van de WKR is de fiscale vrije ruimte. Dit is een percentage van de totale fiscale loonsom (het brutoloon van alle werknemers) dat je als werkgever mag gebruiken om onbelaste vergoedingen of verstrekkingen te geven. Voor 2024 gelden de volgende percentages:

• 1,92% van de loonsom tot €400.000 mag onbelast verstrekt worden.
• 1,18% van de loonsom boven de €400.000 mag onbelast verstrekt worden.

Overschrijd je deze vrije ruimte, dan betaal je een eindheffing van 80% over het bedrag dat boven de grens uitkomt. Je kunt tevens gebruikmaken van gerichte vrijstellingen. Een gerichte vrijstelling is bijvoorbeeld het vergoeden, geven of beschikbaar stellen van een mobiele telefoon. Deze zijn ook onbelast, maar gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Neem gerust contact op als je vragen hebt.

Vrije keuze bij een telefoon van de zaak

Voor veel werknemers is een telefoon van de zaak een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Het budgetbeheer en een rechtvaardige verdeling hiervan onder medewerkers is echter vaak complex. Via het platform van NGU kun je als werkgever eenvoudig een selectiebudget toekennen aan je werknemers dat zij desgewenst zelf kunnen aanvullen via iDeal. Vervolgens zoeken zij via jouw online bedrijfswinkel een smartphonemodel uit dat zij prettig vinden in gebruik (bijvoorbeeld Samsung of Apple), inclusief accessoires zoals screenprotectors en hoesjes. Het bestelproces verloopt soepel en de telefoon wordt op het werk, thuis of op een ander gewenst adres bezorgd. Wil je meer weten? Neem gerust contact met ons op!